[st-kaiwa3]段取りが悪くて仕事が終わらないんだけどどうしたらいい？[/st-kaiwa3]
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- 段取りが悪い
- 効率が悪い
- 仕事が終わらない
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- 仕事をさばく速度を速くする方法がわかる
- 残業が減る
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自分の仕事効率の悪いさにうんざりする。
ぼくも昔はそうでした。
ただ、段取りは方法を覚えるだけで解決することが可能です。
本書では、仕事の段取りを良くする方法を書いています。
その中でも「これ！」と言ったものを紹介します。
仕事をさばく速度を速くする方法
ぼくが厳選した仕事をさばく速度を速くする方法は以下の4つです。
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早く帰りたければ、帰る時間を決めろ
仕事を早く終わらせたいなら、「帰る時間」を決めることが重要です。
人間は期限があると、それに合わせて作業効率を上げる傾向があります。
特に、「帰る時間」を決めることで、その日の仕事にメリハリをつけ、集中力を高めることができます。
例えば、午後6時に帰ると決めたとしましょう。
その時間までに必要なタスクを終えるために、無駄な会議や長引く雑談を避け、仕事に集中します。
結果的に、効率的に仕事を進めることができ、定時で退社することが可能になります。
さくっと帰る人たちは、出勤前には今日の退社時間を決めている。
会社でを教えてもらえない。残業ゼロの人の段取りのキホン
研究によると、時間制限を設けることで作業効率が上がることが証明されています。
特に、短い時間内で多くの仕事を終わらせるためには、集中力と効率が不可欠です。
[st-mybox title=”パーキンソンの法則” webicon=”st-svg-file-text-o” color=”#757575″ bordercolor=”” bgcolor=”#fafafa” borderwidth=”0″ borderradius=”5″ titleweight=”bold” fontsize=”” myclass=”st-mybox-class” margin=”25px 0 25px 0″]
第一法則は仕事の量と時間の関係を示す法則である。パーキンソンが述べた「公務員の数は、仕事の有無・軽重に関わらず、一定の割合で増加する。」が表すように、仕事における需要は、その必要性に関わらず、リソースが確保できる分まで増大する傾向にある。
引用：MUFG
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[st-kaiwa5]予期せぬ仕事が発生すると計画が狂う[/st-kaiwa5]
という反論があります。
しかし、優秀な人は「帰る時間」が変わりません。
なぜなら、緊急事態を想定して仕事に余裕を持たせているからです。
残業が多い人は緊急事態に対応できる余裕がない人です。＊参考：残業ゼロのノート術
詳細は以下の記事を参考にしてください。
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仕事を早く終わらせるための最も簡単で効果的な方法は、「帰る時間を決める」ことです。
この単純な行動が、仕事の効率を大幅に向上させるカギとなるでしょう。
100点を目指すが、70点を目指せ
仕事の効率を上げるためには、常に100点満点を目指すのではなく、70点の成果を目指すことが重要です。
なぜなら、100点を目指して、頑張って絶対上司に指摘されるからです。
例えば、プレゼンテーション資料を作成する際、自分では「完璧だ！」と思ってウキウキで上司に見せに行く。
上司「〇〇がわかりづらいない」
自分「・・・・」
上司「どうした？」
自分「いえ、修正してきます。」
↑心当たりありませんか？
[st-kaiwa4 r]ぼくは超心当たりあります！[/st-kaiwa4]
だから、だから、7割の完成度 を目指すようにしましょう。
時間が無駄になってしまいます。
[st-kaiwa3]品質を落とすことにならないか[/st-kaiwa3]
という疑問が生じることもあります。
大丈夫です。
上司と方向性を確認しながら作成することで品質はどんどん上がっていきます。
「まだ7割なんですけど方向性としてはどうでしょう？」
みたいな声かけがあったらより良いですね。
重要なのは、仕事の性質を理解し、どの部分に重点を置くかを見極めることです。
全ての仕事が100点である必要はなく、状況に応じてフレキシブルに対応することが大切です。
どんどん人に聞け
効率的な仕事を進めるには、遠慮せずに人に聞くことが大切です。
一人で考え込む時間は、実は非効率的な場合が多いです。
どうしても時間がかかりすぎてしまいます。
例えば、「1ヵ月咳が止まらない」という症状が出たらどうします？
ネット検索しても結局、病院に行きますよね。
そう！専門家に聞いた方が早いんです。
ですが、仕事においてはあまり聞かない人が多いんです。
仕事でも一緒です。
段取りのいい人は
- ネットで辺をつける
- 詳しい人に聞く
この手順が最も早く解決できます。
[st-kaiwa3]頻繁に人に聞くことが迷惑にならないか？[/st-kaiwa3]
という懸念もあります。
しかし、質問は作業の進行をスムーズにし、結果的にチーム全体の効率を高めることにつながります。
大切なのは、相手の時間を尊重し、効率的な質問をすることです。
どんどん断れ
効率よく仕事を進めるためには、不必要なタスクや会議は積極的に断りましょう。
でもなぜ、断れないのか？
断れないのは、優しさではなく、不安によるものだからです。
段取りの悪い人は、ついつい人の頼みを断るずに段取りがなし崩しになるパターンがよくあります。
[st-kaiwa4 r]それはパシリです！[/st-kaiwa4]
どうすれば断れるようになるか？というと「手順書を作る」ことです。
手順書を作ることで自分の仕事量を把握することができます。
[st-kaiwa5]断ってしまうと、信用をなくす[/st-kaiwa5]
と思っている人がいるかもしれませんが、勘違いです。
できないのに「yes！」と言ってできなかったらより評価が下がります。
ただ、「できないです」という場合は、
- 今を受け入れられない事情があることを説明する
- 代替え案を提案する
これらができると上司も怒ることはないでしょう。
結論、仕事を効率的に進めるためには、積極的に「断る」ことが重要です。
これにより、重要なタスクに集中し、より高い成果を出すことが可能になります。断ることの重要性を理解し、実践してみましょう。
まとめ
- 帰る時間を決める: 効率的な仕事の進め方の第一歩は、「帰る時間を決める」ことです。これにより、作業の優先順位が明確になり、時間内に効率的にタスクをこなすことが可能になります。
- 70点の仕事を目指す: 常に100点満点を目指すのではなく、70点の成果を目指すことが重要です。これにより、必要十分な品質を保ちながら、他の作業にも集中でき、時間管理が改善されます。
- 積極的に人に聞く: わからないことがあれば遠慮せずに人に聞くことが大切です。これにより、正確な情報を速やかに得ることができ、作業の速度が上がります。
- どんどん断る: 効率よく仕事を進めるためには、不必要なタスクや会議は積極的に断ることが重要です。これにより、本当に重要な仕事に集中する時間が増え、効果的な時間管理が可能になります。
これらのテクニックを組み合わせることで、仕事の効率が大幅に向上し、残業なしで成果を出すことが可能になります。
自分の仕事の進め方を見直し、これらの方法を積極的に取り入れてみることをお勧めします。
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